Management-Club.com

управляй и властвуй...

Принцип НеПарето в управлении временем и задачами — Nick Poul

Сегодня я хотел бы обратится кратко к вопросам так называемого «тайм-менеджмента», как принято называть ныне вопросы планирования собственного рабочего времени.

Есть множество методик, которые вызывают еще большее количество вопросов, нежели само количество этих самых методик: Принцип Парето, Матрица Эйзенхауэра и т.п.

К примеру, всем известен принцип Парето, который кратко можно изложить применительно к тайм-менеджменту следующим образом:

1)  Составьте список ваших задач.

2) Расставьте в задачах приоритеты.

3) Выделите 20% задач, которые на ваш взгляд являются самыми важными, и займитесь ими.

4) Остальные дела либо делегируйте, либо выполните потом.

Все вроде бы правильно, однако (по крайней мере у меня) возникает довольно много вопросов к этому принципу.

 

Предлагаю разобрать в качестве примера описанную ниже ситуацию:

У Вас есть задачи: №1, №2, №3, №4 и №5. Приоритетность задач совпадает с их номерами, т.е. задача №1 — наиболее приоритетная, а №5 — наименее. Срок выполнения любой задачи составляет 1 день.

Согласно принципу Парето (п.3 выше) мы выделяем 20% наиболее важных задач и занимаемся ими, т.е. берем задачу №1 и занимаемся ею 1 день, по завершению применяем снова принцип Парето — берем задачу №2 и тоже решаем ее за 1 день и так далее.

Вроде все правильно, все по по правилам, общее время выполнения всех задач: 1+1+1+1+1=5 дней.

Однако! Как часто вы сталкиваетесь с такими задачами, которые не связаны между собой (т.е. решение одной задачи не увязано с решением другой) и тем более, с задачами, которые Вы выполняете самостоятельно, а не поручаете своим сотрудникам?

Думаю, что ответ очевиден — чрезвычайно редко.

Тем более, что «делегированием» озадачивается даже начинающий руководитель, в подчинении у которого может быть всего один сотрудник.

Давайте усложним задачу и опишем условия задачи чуть подробнее, оставив ранее описанные условия и добавив несколько новых для реалистичности:

  • все задачи являются частью одного большого проекта, который Вам нужно выполнить в кратчайшие сроки;
  • дата выполнения всего проекта определяется датой выполнения последней задачи;
  • задачу №1 Вы способны решить самостоятельно;
  • все остальные задачи (№2-№5) Вы можете поручить сотрудникам, но можете решить и самостоятельно;
  • на постановку целей (целеполагание) по каждой из задач (№2-№5) нужно дополнительно 2 часа, т.е. 1/4 рабочего дня (при 8 часовом рабочем дне) — чтобы объяснить сотрудникам какой результат они должны достичь (при этом задействуется как время руководителя, так и сотрудника);
  • если же Вы самостоятельно решаете любую из задач №2-№5, то у Вас на это уйдет ровно 1 день.

Вариант решения задачи с использованием принципа Парето:

  1. Помечаем задачу №1 как наиболее важную и решаем ее — на это уходит 1 день.
  2. Что делаем дальше? Помечаем задачу №2 как наиболее важную? Что делаем с ней — решаем самостоятельно за 1 день или поручаем сотруднику, предварительно поставив цели (1/4 дня), плюс 1 день на решение этой задачи сотрудником?..

    … этот момент, к сожалению, принцип Парето нам не раскрывает…

Т.е. Вы можете:

  • как решить все задачи самостоятельно, потратив на этот проект, как мы уже выше подсчитали, суммарно 5 дней (см. рис. 1);
  • так и частично перепоручив задачи сотрудникам, потратив на проект 3,5 дня (см. рис. 2) — решаете задачи №1, 2, 5 самостоятельно, а задачи №3 и №4 объясняете сотрудникам, которые их затем и выполняют.

Рисунок 1

 

Рисунок 2

 

Примечание к рисункам:

Рыжим цветом на всех рисунках отмечено время на решение задачи (с указанием ее номера), синим — время на целеполагание (оно равно 2 часам или 1/4 рабочего дня), причем целеполагание возможно только при наличии свободного времени у руководителя. Chief — это руководитель, Employee — сотрудник.

 

Предлагаю решить эту же задачу, используя принцип с шутливым названием «принцип НеПарето».

Этапы «принципа НеПарето»:

  1. Разбейте все задачи на 2 категории:
    • те, которые Вы выполняете сами;
    • те, которые Вы поручаете своим сотрудникам.
  2. Поставьте перед сотрудниками те задачи, которые Вы решили им поручить и отдайте их на выполнение.
  3. Только после выполнения пункта 2 переходите к работе над задачами, которые Вы решили выполнить самостоятельно — пока Вы решаете свою задачу, ваши сотрудники параллельно трудятся на своими задачами.

Давайте отобразим результаты «принципа НеПарето» на временной шкале — срок выполнения проекта составляет 2 дня (см. рис. 3).

 

Рисунок 3

 

Сравним таймлайны на одном изображении (см. рис. 4) — выгода от применения «принципа НеПарето» очевидна.

Рисунок 4

 

Примечание:
Довольно сложно сломать сложившиеся стереотипы и начать планировать по-новому. Советую — попробуйте простой и эффективный «принцип НеПарето». Первым этапом бейте задачи на «свои» и «не свои», затем поручайте «не свои» задачи подчиненным.

 

В заключение хочу сказать, что в любом случае, общеизвестные методики (Парето, Эйзенхауэра и пр.), которые применимы только для линейно-выполняемых несвязанных задач, в современных условиях управленческого труда использовать возможно крайне редко, что по сути делает эти  методики бесполезными.
Поэтому им на смену приходят более приближенные к реальности новые правила, подтвержденные многолетней практикой. Одно из этих правил, шутливо названное мной «принцип НеПарето», я и попытался изложить в статье выше.

 

 

Автор: Nick Poul, 05.02.2018.

* Информация представлена в свободном переводе на русский язык с редакционными вставками и ссылками.

45, 1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Смотрите также

  • Подлинная картина рынка труда в СШАПодлинная картина рынка труда в США
    В декабре 2007 года, когда американская экономика достигла предкризисного пика, на рынке труда США было 138 млн рабочих мест, которые по характеру работы и уровню дохода можно было примерно разделить на три больших категории: работа с высокой, средней и низкой зарплатой. Работа с высокой заработной платой — это костяк американской …
  • Незнайка на Луне (Николай Носов, 1964 год)Незнайка на Луне (Николай Носов, 1964 год)
    Пару лет назад я публиковал уже эти фрагменты из Незнайки. Но повторюсь — уж слишком актуальна сегодня эта сказка Носова. Такое ощущение, что автор в машине времени был переброшен из 64-го года на 50 лет вперед. Это — о нас. Всё — о нас… === Законность:  – А кто такие …
  • О различных типах предпринимателей в РоссииО различных типах предпринимателей в России
      Первая группа — «отставники» — представляет собой бывших хозяйственных руководителей среднего и низового звена, ушедших в бизнес.   Это начальники цехов и служб, заместители начальников цехов и служб, прорабы и подобные им категории менеджеров. Они принесли в предпринимательство тот жесткий административный стиль управления, с которым сталкивались на своих предприятиях. …
  • О конспирологии и теориях заговораО конспирологии и теориях заговора
    … И если мы в объяснении тех или иных исторических явлений усомнимся в видимом, в явлении и попытаемся найти объяснение, лежащее глубже, чем видимое, которое нередко искусственно сконструировано, если попытаемся проникнуть на уровень сущности, такую попытку нередко квалифицируют как «конспирологию». Более того, этот термин сам по себе или в виде …
  • Капитализм и рабовладениеКапитализм и рабовладение
    … Мы же хотим обратить внимание на следующее: капитализм и рабовладение— «две стороны одной медали». То есть рабовладение (по крайней мере, в его «классическом», римском варианте) предполагает капитализм, а капитализм предполагает рабовладение. Если мы поймем эту органическую связь капитализма и рабовладения в Древнем Риме, тогда нам легче будет понять и …
Management-Club.com © 2015-2018
Translate »
Подробнее в Nick Poul
О бизнес-тренерах, консультантах по управлению и менеджменту — Nick Poul

Nick Poul — информация об авторе

Закрыть