Management-Club.com

управляй и властвуй...

Принцип НеПарето в управлении временем и задачами — Nick Poul

Сегодня я хотел бы обратится кратко к вопросам так называемого «тайм-менеджмента», как принято называть ныне вопросы планирования собственного рабочего времени.

Есть множество методик, которые вызывают еще большее количество вопросов, нежели само количество этих самых методик: Принцип Парето, Матрица Эйзенхауэра и т.п.

К примеру, всем известен принцип Парето, который кратко можно изложить применительно к тайм-менеджменту следующим образом:

1)  Составьте список ваших задач.

2) Расставьте в задачах приоритеты.

3) Выделите 20% задач, который на ваш взгляд являются самыми важными, и займитесь ими.

4) Остальные дела либо делегируйте, либо выполните потом.

Все вроде бы правильно, однако (по крайней мере у меня) возникает довольно много вопросов к этому принципу.

 

Предлагаю разобрать в качестве примера описанную ниже ситуацию:

У Вас есть задачи: №1, №2, №3, №4 и №5. Приоритетность задач совпадает с их номерами, т.е. задача №1 — наиболее приоритетная, а №5 — наименее. Срок выполнения любой задачи составляет 1 день.

Согласно принципу Парето (п.3 выше) мы выделяем 20% наиболее важных задач и занимаемся ими, т.е. берем задачу №1 и занимаемся ею 1 день, по завершению применяем снова принцип Парето — берем задачу №2 и тоже решаем ее за 2 дня и так далее.

Вроде все правильно, все по по правилам, общее время выполнения всех задач: 1+1+1+1+1=5 дней.

Однако! Как часто вы сталкиваетесь с такими задачами, которые не связаны между собой (т.е. решение одной задачи не увязано с решением другой) и тем более, с задачами, которые Вы выполняете самостоятельно, а не поручаете своим сотрудникам?

Думаю, что ответ очевиден — чрезвычайно редко.

Тем более, что «делегированием» озадачивается даже начинающий руководитель, в подчинении у которого может быть всего один сотрудник.

Давайте усложним задачу и опишем условия задачи чуть подробнее, оставив ранее описанные условия и добавив несколько новых для реалистичности:

  • все задачи являются частью одного большого проекта, который Вам нужно выполнить в кратчайшие сроки;
  • дата выполнения всего проекта определяется датой выполнения последней задачи;
  • задачу №1 Вы способны решить самостоятельно;
  • все остальные задачи (№2-№5) Вы можете поручить сотрудникам, но можете решить и самостоятельно;
  • на постановку целей (целеполагание) по каждой из задач (№2-№5) нужно дополнительно 2 часа, т.е. 1/4 рабочего дня (при 8 часовом рабочем дне) — чтобы объяснить сотрудникам какой результат они должны достичь (при этом задействуется как время руководителя, так и сотрудника);
  • если же Вы самостоятельно решаете любую из задач №2-№5, то у Вас на это уйдет ровно 1 день.

Вариант решения задачи с использованием принципа Парето:

  1. Помечаем задачу №1 как наиболее важную и решаем ее — на это уходит 1 день.
  2. Что делаем дальше? Помечаем задачу №2 как наиболее важную? Что делаем с ней — решаем самостоятельно за 1 день или поручаем сотруднику, предварительно поставив цели (1/4 дня), плюс 1 день на решение этой задачи сотрудником?..

    … этот момент, к сожалению, принцип Парето нам не раскрывает…

Т.е. Вы можете:

  • как решить все задачи самостоятельно, потратив на этот проект, как мы уже выше подсчитали, суммарно 5 дней (см. рис. 1);
  • так и частично перепоручив задачи сотрудникам, потратив на проект 3,5 дня (см. рис. 2) — решаете задачи №1, 2, 5 самостоятельно, а задачи №3 и №4 объясняете сотрудникам, которые их затем и выполняют.

Рисунок 1

 

Рисунок 2

 

Примечание к рисункам:

Рыжим цветом на всех рисунках отмечено время на решение задачи (с указанием ее номера), синим — время на целеполагание (оно равно 2 часам или 1/4 рабочего дня), причем целеполагание возможно только при наличии свободного времени у руководителя. Chief — это руководитель, Employee — сотрудник.

 

Предлагаю решить эту же задачу, используя принцип с шутливым названием «принцип НеПарето».

Этапы «принципа НеПарето»:

  1. Разбейте все задачи на 2 категории:
    • те, которые Вы выполняете сами;
    • те, которые Вы поручаете своим сотрудникам.
  2. Поставьте перед сотрудниками те задачи, которые Вы решили им поручить и отдайте их на выполнение.
  3. Только после выполнения пункта 2 переходите к работе над задачами, которые Вы решили выполнить самостоятельно — пока Вы решаете свою задачу, ваши сотрудники параллельно трудятся на своими задачами.

Давайте отобразим результаты «принципа НеПарето» на временной шкале — срок выполнения проекта составляет 2 дня (см. рис. 3).

 

Рисунок 3

 

Сравним таймлайны на одном изображении (см. рис. 4) — выгода от применения «принципа НеПарето» очевидна.

Рисунок 4

 

Примечание:
Довольно сложно сломать сложившиеся стереотипы и начать планировать по-новому. Советую — попробуйте простой и эффективный «принцип НеПарето». Первым этапом бейте задачи на «свои» и «не свои», затем поручайте «не свои» задачи подчиненным.

 

В заключение хочу сказать, что в любом случае, общеизвестные методики (Парето, Эйзенхауэра и пр.), которые применимы только для линейно-выполняемых несвязанных задач, в современных условиях управленческого труда использовать возможно крайне редко, что по сути делает эти  методики бесполезными.
Поэтому им на смену приходят более приближенные к реальности новые правила, подтвержденные многолетней практикой. Одно из этих правил, шутливо названное мной «принцип НеПарето» я и попытался изложить в статье выше.

 

 

Автор: Nick Poul, 05.02.2018.

* Информация представлена в свободном переводе на русский язык с редакционными вставками и ссылками.

29, 1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Смотрите также

  • О превращении денег в капитал на примере АнглииО превращении денег в капитал на примере Англии
    В учебниках по истории и экономике при рассмотрении вопроса первоначального накопления капитала вопрос о превращении человека в наемного работника рассматривается очень кратко и остается в «тени». Между тем, надо иметь в виду: накопление даже очень больших денежных сумм авантюристами позднего Средневековья не обеспечивало еще превращения этих денег в капитал. Чтобы …
  • О роли Китая в ближайшем будущемО роли Китая в ближайшем будущем
    Важнее всего, что Китай, который неизменно называют наиболее вероятным преемником Америки, обладает впечатляющей имперской родословной и несет в крови стратегическую привычку к целенаправленному выжиданию, сыгравшему ключевую роль в его многотысячелетней истории успеха. Поэтому Китай благоразумно принимает существующую международную систему, не обязательно признавая за господствующей в ней иерархией право на постоянство. …
  • О сёлах и мегаполисахО сёлах и мегаполисах
    Важнейшими функциями, которые должна выполнять любая государственная власть в ее внутренней политике, являются: создание условий для расширенного (в пределах допускаемых экологической нишей) воспроизводства своего населения с учетом его физического, психического и нравственного здоровья; содержание своей территории в благоустроенном состоянии, позволяющем обеспечивать достойное качество жизни своего населения и воспроизводство биоценозов. Решение …
  • Федеральная резервная система США, история созданияФедеральная резервная система США, история создания
    …
Лишь в декабре 1913 года банкирам удалось добиться окончательной победы и «протащить» через Конгресс закон о Федеральном резерв (Federal Reserve Act), который учреждал Федеральную резервную систему США (ФРС) , состоящую из 12 Федеральных резервных банков (ФРБ) . 
Подписал этот закон (известный также под названием Акт Гласа-Оуэна ) ставленник банкиров Вудро …
  • Технотронная эра в Америке, один из аспектовТехнотронная эра в Америке, один из аспектов
    Таким образом, в политической сфере возросший поток информации и разра­ботка более эффективной техники координации могут сделать возможной передачу больших полномочий и ответственности низшим правительственным инстанциям и обществу. В про­шлом разделение власти, как правило, порождало проблемы неэффективности, плохой координации и распыления ответ­ственности, но сегодня новые средства связи и электронно- вычислительная техника …
Management-Club.com © 2015-2017
Translate »