Сегодня я хотел бы обратится кратко к вопросам так называемого «тайм-менеджмента», как принято называть ныне вопросы планирования собственного рабочего времени.
Есть множество методик, которые вызывают еще большее количество вопросов, нежели само количество этих самых методик: Принцип Парето, Матрица Эйзенхауэра и т.п.
К примеру, всем известен принцип Парето, который кратко можно изложить применительно к тайм-менеджменту следующим образом:
1) Составьте список ваших задач.
2) Расставьте в задачах приоритеты.
3) Выделите 20% задач, которые на ваш взгляд являются самыми важными, и займитесь ими.
4) Остальные дела либо делегируйте, либо выполните потом.
Все вроде бы правильно, однако (по крайней мере у меня) возникает довольно много вопросов к этому принципу.
Предлагаю разобрать в качестве примера описанную ниже ситуацию:
У Вас есть задачи: №1, №2, №3, №4 и №5. Приоритетность задач совпадает с их номерами, т.е. задача №1 — наиболее приоритетная, а №5 — наименее. Срок выполнения любой задачи составляет 1 день.
Согласно принципу Парето (п.3 выше) мы выделяем 20% наиболее важных задач и занимаемся ими, т.е. берем задачу №1 и занимаемся ею 1 день, по завершению применяем снова принцип Парето — берем задачу №2 и тоже решаем ее за 1 день и так далее.
Вроде все правильно, все по по правилам, общее время выполнения всех задач: 1+1+1+1+1=5 дней.
Однако! Как часто вы сталкиваетесь с такими задачами, которые не связаны между собой (т.е. решение одной задачи не увязано с решением другой) и тем более, с задачами, которые Вы выполняете самостоятельно, а не поручаете своим сотрудникам?
Думаю, что ответ очевиден — чрезвычайно редко.
Тем более, что «делегированием» озадачивается даже начинающий руководитель, в подчинении у которого может быть всего один сотрудник.
Давайте усложним задачу и опишем условия задачи чуть подробнее, оставив ранее описанные условия и добавив несколько новых для реалистичности:
- все задачи являются частью одного большого проекта, который Вам нужно выполнить в кратчайшие сроки;
- дата выполнения всего проекта определяется датой выполнения последней задачи;
- задачу №1 Вы способны решить самостоятельно;
- все остальные задачи (№2-№5) Вы можете поручить сотрудникам, но можете решить и самостоятельно;
- на постановку целей (целеполагание) по каждой из задач (№2-№5) нужно дополнительно 2 часа, т.е. 1/4 рабочего дня (при 8 часовом рабочем дне) — чтобы объяснить сотрудникам какой результат они должны достичь (при этом задействуется как время руководителя, так и сотрудника);
- если же Вы самостоятельно решаете любую из задач №2-№5, то у Вас на это уйдет ровно 1 день.
Вариант решения задачи с использованием принципа Парето:
- Помечаем задачу №1 как наиболее важную и решаем ее — на это уходит 1 день.
- Что делаем дальше? Помечаем задачу №2 как наиболее важную? Что делаем с ней — решаем самостоятельно за 1 день или поручаем сотруднику, предварительно поставив цели (1/4 дня), плюс 1 день на решение этой задачи сотрудником?..
… этот момент, к сожалению, принцип Парето нам не раскрывает…
Т.е. Вы можете:
- как решить все задачи самостоятельно, потратив на этот проект, как мы уже выше подсчитали, суммарно 5 дней (см. рис. 1);
- так и частично перепоручив задачи сотрудникам, потратив на проект 3,5 дня (см. рис. 2) — решаете задачи №1, 2, 5 самостоятельно, а задачи №3 и №4 объясняете сотрудникам, которые их затем и выполняют.
Рисунок 1
Рисунок 2
Примечание к рисункам:
Рыжим цветом на всех рисунках отмечено время на решение задачи (с указанием ее номера), синим — время на целеполагание (оно равно 2 часам или 1/4 рабочего дня), причем целеполагание возможно только при наличии свободного времени у руководителя. Chief — это руководитель, Employee — сотрудник.
Предлагаю решить эту же задачу, используя принцип с шутливым названием «принцип НеПарето».
Этапы «принципа НеПарето»:
- Разбейте все задачи на 2 категории:
- те, которые Вы выполняете сами;
- те, которые Вы поручаете своим сотрудникам.
- Поставьте перед сотрудниками те задачи, которые Вы решили им поручить и отдайте их на выполнение.
- Только после выполнения пункта 2 переходите к работе над задачами, которые Вы решили выполнить самостоятельно — пока Вы решаете свою задачу, ваши сотрудники параллельно трудятся на своими задачами.
Давайте отобразим результаты «принципа НеПарето» на временной шкале — срок выполнения проекта составляет 2 дня (см. рис. 3).
Рисунок 3
Сравним таймлайны на одном изображении (см. рис. 4) — выгода от применения «принципа НеПарето» очевидна.
Рисунок 4
Примечание:
Довольно сложно сломать сложившиеся стереотипы и начать планировать по-новому. Советую — попробуйте простой и эффективный «принцип НеПарето». Первым этапом бейте задачи на «свои» и «не свои», затем поручайте «не свои» задачи подчиненным.
В заключение хочу сказать, что в любом случае, общеизвестные методики (Парето, Эйзенхауэра и пр.), которые применимы только для линейно-выполняемых несвязанных задач, в современных условиях управленческого труда использовать возможно крайне редко, что по сути делает эти методики бесполезными.
Поэтому им на смену приходят более приближенные к реальности новые правила, подтвержденные многолетней практикой. Одно из этих правил, шутливо названное мной «принцип НеПарето», я и попытался изложить в статье выше.
Автор: Nick Poul, 05.02.2018.
* Информация представлена в свободном переводе на русский язык с редакционными вставками и ссылками.
