Management-Club.com

управляй и властвуй...

Принцип НеПарето в управлении временем и задачами — Nick Poul

Сегодня я хотел бы обратится кратко к вопросам так называемого «тайм-менеджмента», как принято называть ныне вопросы планирования собственного рабочего времени.

Есть множество методик, которые вызывают еще большее количество вопросов, нежели само количество этих самых методик: Принцип Парето, Матрица Эйзенхауэра и т.п.

К примеру, всем известен принцип Парето, который кратко можно изложить применительно к тайм-менеджменту следующим образом:

1)  Составьте список ваших задач.

2) Расставьте в задачах приоритеты.

3) Выделите 20% задач, которые на ваш взгляд являются самыми важными, и займитесь ими.

4) Остальные дела либо делегируйте, либо выполните потом.

Все вроде бы правильно, однако (по крайней мере у меня) возникает довольно много вопросов к этому принципу.

 

Предлагаю разобрать в качестве примера описанную ниже ситуацию:

У Вас есть задачи: №1, №2, №3, №4 и №5. Приоритетность задач совпадает с их номерами, т.е. задача №1 — наиболее приоритетная, а №5 — наименее. Срок выполнения любой задачи составляет 1 день.

Согласно принципу Парето (п.3 выше) мы выделяем 20% наиболее важных задач и занимаемся ими, т.е. берем задачу №1 и занимаемся ею 1 день, по завершению применяем снова принцип Парето — берем задачу №2 и тоже решаем ее за 1 день и так далее.

Вроде все правильно, все по по правилам, общее время выполнения всех задач: 1+1+1+1+1=5 дней.

Однако! Как часто вы сталкиваетесь с такими задачами, которые не связаны между собой (т.е. решение одной задачи не увязано с решением другой) и тем более, с задачами, которые Вы выполняете самостоятельно, а не поручаете своим сотрудникам?

Думаю, что ответ очевиден — чрезвычайно редко.

Тем более, что «делегированием» озадачивается даже начинающий руководитель, в подчинении у которого может быть всего один сотрудник.

Давайте усложним задачу и опишем условия задачи чуть подробнее, оставив ранее описанные условия и добавив несколько новых для реалистичности:

  • все задачи являются частью одного большого проекта, который Вам нужно выполнить в кратчайшие сроки;
  • дата выполнения всего проекта определяется датой выполнения последней задачи;
  • задачу №1 Вы способны решить самостоятельно;
  • все остальные задачи (№2-№5) Вы можете поручить сотрудникам, но можете решить и самостоятельно;
  • на постановку целей (целеполагание) по каждой из задач (№2-№5) нужно дополнительно 2 часа, т.е. 1/4 рабочего дня (при 8 часовом рабочем дне) — чтобы объяснить сотрудникам какой результат они должны достичь (при этом задействуется как время руководителя, так и сотрудника);
  • если же Вы самостоятельно решаете любую из задач №2-№5, то у Вас на это уйдет ровно 1 день.

Вариант решения задачи с использованием принципа Парето:

  1. Помечаем задачу №1 как наиболее важную и решаем ее — на это уходит 1 день.
  2. Что делаем дальше? Помечаем задачу №2 как наиболее важную? Что делаем с ней — решаем самостоятельно за 1 день или поручаем сотруднику, предварительно поставив цели (1/4 дня), плюс 1 день на решение этой задачи сотрудником?..

    … этот момент, к сожалению, принцип Парето нам не раскрывает…

Т.е. Вы можете:

  • как решить все задачи самостоятельно, потратив на этот проект, как мы уже выше подсчитали, суммарно 5 дней (см. рис. 1);
  • так и частично перепоручив задачи сотрудникам, потратив на проект 3,5 дня (см. рис. 2) — решаете задачи №1, 2, 5 самостоятельно, а задачи №3 и №4 объясняете сотрудникам, которые их затем и выполняют.

Рисунок 1

 

Рисунок 2

 

Примечание к рисункам:

Рыжим цветом на всех рисунках отмечено время на решение задачи (с указанием ее номера), синим — время на целеполагание (оно равно 2 часам или 1/4 рабочего дня), причем целеполагание возможно только при наличии свободного времени у руководителя. Chief — это руководитель, Employee — сотрудник.

 

Предлагаю решить эту же задачу, используя принцип с шутливым названием «принцип НеПарето».

Этапы «принципа НеПарето»:

  1. Разбейте все задачи на 2 категории:
    • те, которые Вы выполняете сами;
    • те, которые Вы поручаете своим сотрудникам.
  2. Поставьте перед сотрудниками те задачи, которые Вы решили им поручить и отдайте их на выполнение.
  3. Только после выполнения пункта 2 переходите к работе над задачами, которые Вы решили выполнить самостоятельно — пока Вы решаете свою задачу, ваши сотрудники параллельно трудятся на своими задачами.

Давайте отобразим результаты «принципа НеПарето» на временной шкале — срок выполнения проекта составляет 2 дня (см. рис. 3).

 

Рисунок 3

 

Сравним таймлайны на одном изображении (см. рис. 4) — выгода от применения «принципа НеПарето» очевидна.

Рисунок 4

 

Примечание:
Довольно сложно сломать сложившиеся стереотипы и начать планировать по-новому. Советую — попробуйте простой и эффективный «принцип НеПарето». Первым этапом бейте задачи на «свои» и «не свои», затем поручайте «не свои» задачи подчиненным.

 

В заключение хочу сказать, что в любом случае, общеизвестные методики (Парето, Эйзенхауэра и пр.), которые применимы только для линейно-выполняемых несвязанных задач, в современных условиях управленческого труда использовать возможно крайне редко, что по сути делает эти  методики бесполезными.
Поэтому им на смену приходят более приближенные к реальности новые правила, подтвержденные многолетней практикой. Одно из этих правил, шутливо названное мной «принцип НеПарето», я и попытался изложить в статье выше.

 

 

Автор: Nick Poul, 05.02.2018.

* Информация представлена в свободном переводе на русский язык с редакционными вставками и ссылками.

43, 1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Смотрите также

  • Дианетика Рональда Хаббарда — школа управленцев нового типаДианетика Рональда Хаббарда — школа управленцев нового типа
    Взять, например, победоносно шагающее по стране и миру учение Рональда Хаббарда, так называемую «дианетику», успешно овладевающее умами миллионов людей. Подробно с критикой этого учения желающие могут ознакомиться в работе «Приди на помощь моему неверью» (Критика учения Рональда Хаббарда). Сейчас же, в настоящей книге, достаточно знать, что слово «дианетика» происходит от …
  • ВИдео: Почта России vs Amazon ))) / Russian Mail vs AmazonВИдео: Почта России vs Amazon ))) / Russian Mail vs Amazon
        Comment: В Амазоне интересно было бы поработать, опыт перенять… 109, 1
  • Почему банки блокируют счета — Новые правила проверки компанийПочему банки блокируют счета — Новые правила проверки компаний
    Если операции по счету банку покажутся подозрительными, банк заблокирует переводы, и вы не сможете оплатить счет партнера или перевести деньги на личный счет. Банки подозревают не всех подряд, а тех, кто попадает под признаки обналичивания Центробанка. Чтобы вам не разбираться в признаках, мы собрали их в статью.   Центробанк обновил признаки подозрительных операций, и на эти признаки будут ориентироваться банки при проверке клиентов. Чтобы …
  • Прогноз от Степана)))Прогноз от Степана)))
    Дословно: » Конец октября-ноябрь греки в очередной раз дефолтнутся перед ЕЦБ и энто формально послужит «причиной пи$деца». Запомните этот твит. (с)» — Ждемс…))) 29, 1
  • Книга — Джонатан Блэк — Тайная история мираКнига — Джонатан Блэк — Тайная история мира
    Известный исследователь эзотерических традиций Джонатан Блэк, более двадцати лет собиравший и изучавший древние свидетельства, изложенные в секретных доктринах тайных обществ, пришел к выводу, что они содержат ценные сведения, позволяющие реконструировать многие белые пятна доисторического периода человечества. Тысячелетние устные традиции сохранили для нас тайную историю мира, неизвестную официальным ученым. То, о …
Management-Club.com © 2015-2017
Translate »