Management-Club.com

управляй и властвуй...

Принцип НеПарето в управлении временем и задачами — Nick Poul

Сегодня я хотел бы обратится кратко к вопросам так называемого «тайм-менеджмента», как принято называть ныне вопросы планирования собственного рабочего времени.

Есть множество методик, которые вызывают еще большее количество вопросов, нежели само количество этих самых методик: Принцип Парето, Матрица Эйзенхауэра и т.п.

К примеру, всем известен принцип Парето, который кратко можно изложить применительно к тайм-менеджменту следующим образом:

1)  Составьте список ваших задач.

2) Расставьте в задачах приоритеты.

3) Выделите 20% задач, которые на ваш взгляд являются самыми важными, и займитесь ими.

4) Остальные дела либо делегируйте, либо выполните потом.

Все вроде бы правильно, однако (по крайней мере у меня) возникает довольно много вопросов к этому принципу.

 

Предлагаю разобрать в качестве примера описанную ниже ситуацию:

У Вас есть задачи: №1, №2, №3, №4 и №5. Приоритетность задач совпадает с их номерами, т.е. задача №1 — наиболее приоритетная, а №5 — наименее. Срок выполнения любой задачи составляет 1 день.

Согласно принципу Парето (п.3 выше) мы выделяем 20% наиболее важных задач и занимаемся ими, т.е. берем задачу №1 и занимаемся ею 1 день, по завершению применяем снова принцип Парето — берем задачу №2 и тоже решаем ее за 1 день и так далее.

Вроде все правильно, все по по правилам, общее время выполнения всех задач: 1+1+1+1+1=5 дней.

Однако! Как часто вы сталкиваетесь с такими задачами, которые не связаны между собой (т.е. решение одной задачи не увязано с решением другой) и тем более, с задачами, которые Вы выполняете самостоятельно, а не поручаете своим сотрудникам?

Думаю, что ответ очевиден — чрезвычайно редко.

Тем более, что «делегированием» озадачивается даже начинающий руководитель, в подчинении у которого может быть всего один сотрудник.

Давайте усложним задачу и опишем условия задачи чуть подробнее, оставив ранее описанные условия и добавив несколько новых для реалистичности:

  • все задачи являются частью одного большого проекта, который Вам нужно выполнить в кратчайшие сроки;
  • дата выполнения всего проекта определяется датой выполнения последней задачи;
  • задачу №1 Вы способны решить самостоятельно;
  • все остальные задачи (№2-№5) Вы можете поручить сотрудникам, но можете решить и самостоятельно;
  • на постановку целей (целеполагание) по каждой из задач (№2-№5) нужно дополнительно 2 часа, т.е. 1/4 рабочего дня (при 8 часовом рабочем дне) — чтобы объяснить сотрудникам какой результат они должны достичь (при этом задействуется как время руководителя, так и сотрудника);
  • если же Вы самостоятельно решаете любую из задач №2-№5, то у Вас на это уйдет ровно 1 день.

Вариант решения задачи с использованием принципа Парето:

  1. Помечаем задачу №1 как наиболее важную и решаем ее — на это уходит 1 день.
  2. Что делаем дальше? Помечаем задачу №2 как наиболее важную? Что делаем с ней — решаем самостоятельно за 1 день или поручаем сотруднику, предварительно поставив цели (1/4 дня), плюс 1 день на решение этой задачи сотрудником?..

    … этот момент, к сожалению, принцип Парето нам не раскрывает…

Т.е. Вы можете:

  • как решить все задачи самостоятельно, потратив на этот проект, как мы уже выше подсчитали, суммарно 5 дней (см. рис. 1);
  • так и частично перепоручив задачи сотрудникам, потратив на проект 3,5 дня (см. рис. 2) — решаете задачи №1, 2, 5 самостоятельно, а задачи №3 и №4 объясняете сотрудникам, которые их затем и выполняют.

Рисунок 1

 

Рисунок 2

 

Примечание к рисункам:

Рыжим цветом на всех рисунках отмечено время на решение задачи (с указанием ее номера), синим — время на целеполагание (оно равно 2 часам или 1/4 рабочего дня), причем целеполагание возможно только при наличии свободного времени у руководителя. Chief — это руководитель, Employee — сотрудник.

 

Предлагаю решить эту же задачу, используя принцип с шутливым названием «принцип НеПарето».

Этапы «принципа НеПарето»:

  1. Разбейте все задачи на 2 категории:
    • те, которые Вы выполняете сами;
    • те, которые Вы поручаете своим сотрудникам.
  2. Поставьте перед сотрудниками те задачи, которые Вы решили им поручить и отдайте их на выполнение.
  3. Только после выполнения пункта 2 переходите к работе над задачами, которые Вы решили выполнить самостоятельно — пока Вы решаете свою задачу, ваши сотрудники параллельно трудятся на своими задачами.

Давайте отобразим результаты «принципа НеПарето» на временной шкале — срок выполнения проекта составляет 2 дня (см. рис. 3).

 

Рисунок 3

 

Сравним таймлайны на одном изображении (см. рис. 4) — выгода от применения «принципа НеПарето» очевидна.

Рисунок 4

 

Примечание:
Довольно сложно сломать сложившиеся стереотипы и начать планировать по-новому. Советую — попробуйте простой и эффективный «принцип НеПарето». Первым этапом бейте задачи на «свои» и «не свои», затем поручайте «не свои» задачи подчиненным.

 

В заключение хочу сказать, что в любом случае, общеизвестные методики (Парето, Эйзенхауэра и пр.), которые применимы только для линейно-выполняемых несвязанных задач, в современных условиях управленческого труда использовать возможно крайне редко, что по сути делает эти  методики бесполезными.
Поэтому им на смену приходят более приближенные к реальности новые правила, подтвержденные многолетней практикой. Одно из этих правил, шутливо названное мной «принцип НеПарето», я и попытался изложить в статье выше.

 

 

Автор: Nick Poul, 05.02.2018.

* Информация представлена в свободном переводе на русский язык с редакционными вставками и ссылками.

51, 1

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

Смотрите также

  • Социальный взрыв/имплозияСоциальный взрыв/имплозия
    … Эти новые взаимоотношения .носят напряженный характер: человек еще должен умозрительно охарактеризовать их и тем самым сделать их понятными для самого себя. Наша расши­рившаяся глобальная реальность одновременно и распадает­ся, и давит на нас. Это совпадение внешнего взрыва и импло­зии порождает у нас не только состояние неуверенности и на­ пряженности, но также и совершенно …
  • Слабые стороны Америки: общественное невежествоСлабые стороны Америки: общественное невежество
    Пятое уязвимое место Америки — очень слабые познания американского населения об остальном мире. Горькая правда состоит в том, что американцы пугающе плохо разбираются в основах мировой географии, текущих событиях и даже ключевых вехах мировой истории — виноваты в этом отчасти упомянутые выше издержки образовательной системы. Проведённое в 2002 году Национальным …
  • О криминальной революции на примере БразилииО криминальной революции на примере Бразилии
    … криминальной революцией можно считать лишь установление такого социального порядка, при котором практически каждая трудящаяся семья оказывается в неизбежном прямом контакте с преступным миром. Когда у нее просто нет выбора. А Великой криминальной революцией надо считать создание такого строя, когда одновременно с низами криминализован и верх — государственные органы и …
  • Принцип «разделяй и властвуй»Принцип «разделяй и властвуй»
    Именно это создание «каши в голове», создание «калейдоскопа» в умах людей и позволило «жрецам»-демонам осуществлять на протяжении столетий самое первое «качание маятника» в сознании каждого человека: «Что первично: материя или сознание (дух)?» И человек ищет истину там, где найти её он не сможет никогда потому, что её там просто нет …
  • Видео: Збигнев Бжезинский о России и Украине (март 2014)Видео: Збигнев Бжезинский о России и Украине (март 2014)
    79, 1
Management-Club.com © 2015-2018
Translate »
Подробнее в Nick Poul
О бизнес-тренерах, консультантах по управлению и менеджменту — Nick Poul

Nick Poul — информация об авторе

Закрыть